اتوماسیون ( Automation )
گروه آریا پردازش

با پیشرفت روز افزون علم و تکنولوژی و استفاده از آن ها جهت بهینه کردن تمام فرایندهای زندگی انسان، سازمان هایی موفق هستند که بتوانند خود را با این پیشرفت ها و تحولات جهانی همگام کنند. یکی از سیستم هایی که برای خودکار سازی فرایند ها بوجود آمده است اتوماسیون نام دارد. Automation از ترکیب دو لغت Automatic و Operation ساخته شده است که معنی خودکار سازی عملیات را می رساند. در واقع هدف این سیستم ها، بهینه سازی فرایند های اداری از طریق خودکار کردن آن هاست.

به کمک سیستم اتوماسیون فرستادن نامه و درخواست به بخش های مختلف سازمان، با کمترین اتلاف هزینه و انرژی انجام می پذیرد. همچنین مدیران بر تمام فرایند های اجرایی به راحتی احاطه دارند.

فواید سیستم اتوماسیون

  1. عملیات بدون کاغذ
  2. سرعت و دقت بالا در مکاتبات
  3. توانایی انتخاب نوع نامه
  4. مدیریت بر اساس سمت سازمانی
  5. بی نیاز به مراجعه حضوری
  6. پیگیری از طریق کد رهگیری
  7. سهولت فرایندهای بین سازمانی
  8. دسترسی ساده به بایگانی
  9. امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی
  10. امنیت بالا
  11. موتور گردش کار جهت بهینه سازی فرایند های سازمانی

امکانات نرم افزاری
  1. کاملا بومی با محیطی کاملا فارسی و تقویم شمسی: سیستم کاملا Self Developed و به زبان فارسی است.
  2. امکان پشتیبانی از تمام زبان های دنیا (قابلیت چند فرهنگی): با اضافه کردن ترجمه زبان های دیگر، می توان سیستم را با هر زبانی مدیریت کرد.
  3. طراحی بر اساس معماری چند لایه: معماری سیستم n layar است.
  4. وجود راهنما (Tooltip) برای تمام کنترل های موجود در تمام ماژول ها: برای راحتی کار با سایت، برای تمام کنترل های موجود در سایت اعم از Textbox، Checkbox، Radio Button و ... زیر نویس هایی تهیه شده است که به توضیح نقش آن کنترل در سیستم می پردازند.
  5. وجود سیستم Help Desk و پشتیبانی آنلاین: برای سیستم Help Desk تهیه شده تا در صورتی که Tooltip های موجود سوال کاربر را برطرف نکردند با مراجعه به Help Desk سوالش را برطرف کند. در صورتی که Help Desk نیز راهگشای مشکل کاربر نبود با پشتیبانی آنلاین مشکل خود را با کارشناسان سیستم در میان خواهد گذاشت.
  6. Cross Browser: سیستم روی مرورگرهایChrome ، Firfox، Internet Explorer، Opera، Safari بدون نقص اجرا می شود.
  7. پشتیبانی از SSO (سیستم امنیت و شناسایی یکپارچه): با استفاده از Single Sign On در سیستم کاربر با یکبار login شدن، به تمام سیستم ها و زیر سیستم های مجتمع دسترسی پیدا می کند. برای مثال با login شدن در gmail می توان به تمام زیر مجموعه های google دسترسی داشت و برای مثال با ورود به google+ یا youtube دیگر نیاز نیست که مجددا login کرد و بصورت اتوماتیک کاربر در آن ها sing in است.
    برای Logoff نیز همین حالت وجود دارد. یعنی کاربر با یکبار logoff شدن از تمام سیستم ها خارج می شود.
  8. ارائه version به کاربر: در صورتی که در سیستم تغییراتی ایجاد شود، این تغییرات تحت عنوان version به کاربران ارائه می شود و کاربران در صورت تمایل می توانند با دانلود pakage ها و فایلهای مربوطه، سیستم خود را به روز رسانی کنند.
  9. امنیت : برای جلوگیری از حمله ربات ها به سیستم در موارد لازم از captcha استفاده شده است.
  10. پشتیبانی از استاندارد های به روز: در سیستم از استانداردهای متداول و به روز دنیا استفاده شده است.
  11. تعیین سطح دسترسی: می توان با تعیین نقش، سطح دسترسی های مختلف به کاربران بر اساس نقششان داد.
  12. مدیریت کاربران: مدیریت کاربران مانند تعیین وضعیت، ارزش گذاری، تهیه فرم ثبت نام و... در این بخش انجام می شود.
  13. مدیریت دپارتمان ها: به تقسیم بندی کارکنان کسب و کار، تحت دپارتمان های مختلف می پردازد. این دپارتمان ها در بخش هایی از سیستم مانند بخش تیکت استفاده می شوند.
  14. مدیریت گروه ها: امکان تعریف گروه های مورد استفاد در سایر ماژول ها را به کاربر می دهد.
  15. امکان گزارش گیری: این قابلیت در سیستم وجود دارد که از بخش های مختلف گزارش هایی با پسوند های مختلف ایجاد کرد.
  16. کارتابل: این ماژول فضایی برای نامه ها، فرم ها و پرونده ها برای رسیدگی ایجاد می کند. در واقع در محیط واقعی نیز پرونده ها و نامه ها برای پیگیری اداری درون یک کارتابل یا کارپوشه قرار می گیرند که این ماژول در سیستم همین کار را انجام می دهد.
  17. Workflow: امکان تعریف فرایندهای کسب و کار را به مدیران می دهد. برای مثال فرض کنید یک کارمند در خواست مرخصی دارد. در حالت عادی باید فرم را بصورت دستی پر کند و آن را در اختیار سرپرست خود قرار دهد. بعد از سرپرست مدیر عامل نیز باید فرم را امضا کند. این عمل ساده سختی و پیگیری خاص خود را می طلبد.
    اما به کمک Workflow: مدیر سایت از قبل فرم مرخصی را در سیستم تعریف کرده است. کاربر با مراجعه به سیستم فرم را پر می کند. با فشردن دکمه تایید، فرم به طور خودکار به سمت سرپرست مربوطه می رود و در صندوقش قرار می گیرد. در صورتی که سرپرست فرم را تایید کند فرم به طور خودکار به مدیر عامل فرستاده می شود و با تایید فرم توسط مدیرعامل، به کارمند موافقت با مرخصی اعلام می شود. در صورتی که در هر مرحله از این جریان کار، با درخواست موافقت نشود این عدم توافق، به درخواست دهنده اطلاع داده می شود.

ابزارها و ماژول ها
  1. دبیرخانه: ماژولی است که تمام نامه های ارسالی و دریافتی و اطلاعات سازمانی را در خود دارد. این ماژول کاری شبیه به بایگانی در سیستم های سنتی را انجام می دهد.
  2. فرم ساز: به مدیران سایت توانایی ساخت فرم های الکترونیکی را می دهد. با وجود این ماژول، فرم های موجود در سایت کاملا مطابق قوانین و نیازمندی های سازمان خواهند بود. فرم های ایجاد شده قابلیت ذخیره شدن در پایگاه داده و قابلیت ارسال از طریق ایمیل را دارند.
  3. گزارش ساز: به کمک این ماژول می توان از هر جدول اطلاعاتی در سیستم، با توجه به صفات آن گزارش گرفت.
  4. پنل ایمیل: امکان ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل ها را به کاربر می دهد.
  5. قالب ایمیل: برای ایمیل های ارسالی کاربر می تواند قالبی تعریف کرده و از آن استفاده کند.
  6. فکس: امکان ارسال فکس اینترنتی به کاربر می دهد.
  7. اسکنر: زمانی که کاربر بخواهد اسناد کاغذی را به دیجیتال تبدیل کند از این ماژول که با سخت افزار اسکنر در ارتباط است، استفاده می کند.
  8. پرینتر: با قرار گیری این کنترل در هر صفحه، می توان صفحه را برای پرینت به پرینتر ارسال کرد.
  9. SMS: سامانه پیامک امکان ارسال پیامک های گروهی را به کاربر می دهد.
  10. امضای دیجیتال: برای زمانی که قرار است یک فرم بصورت دیجیتالی پر و ارسال شود باید امضای مسئولین در سیستم وجود داشته باشد. این ماژول برای اضافه کردن امضا به سیستم ایجاد شده است. در واقع کاربر به وسیله سخت افزار موجود مانند ماوس، قلم نوری و ... امضا کرده و امضا از طریق این ماژول وارد سیستم می شود.
  11. مدیریت فایل ها و اطلاعات: تمام فایل های موجود در سایت از جمله نامه های ارسالی و دریافتی، موارد الصاقی به نامه ها، اسناد سازمانی و ... از طریق این ماژول قابل مدیریت اند.
  12. چارت سازمانی: ماژولی جهت طراحی چارت سازمانی است.
  13. مدیریت کار: امکان تعریف یک کار را در سیستم فراهم می کند. این کار می تواند در Workflow استفاده شود. همچنین امکان انتقال کار به شخص دیگر هم از ویژگی های این ماژول است.
  14. جستجو: امکان جستجو بر اساس صفات مختلف موجودیت های سیستم را برای کاربران فراهم می کند.
  15. پرسنل: برای اضافه کردن کارمندان به سیستم و تعیین نقش آن هاست.
  16. تقویم: امکان اضافه شدن تقویم را به کاربر می دهد که می توان در آن تاریخ های مهم، قرارها، یادآوری و ... را نیز ثبت کرد.
  17. قالب نامه: امکان تعریف قالب برای نامه ها را به کاربر می دهد. هر نامه با توجه به محتوا و فرسنده و گیرنده آن می تواند قالب خاص خود را داشته باشد.
  18. جلسات: امکان تعریف جلسات برای مدیران در سیستم وجود دارد. با تنظیم افرادی که باید در جلسه شرکت کنند توسط مدیر، تاریخ و ساعت جلسه توسط سیستم به افراد مربوط اطلاع رسانی می شود.
  19. سمت ها و مسئولیت ها: در سیستم سمت هایی برای پرسنل تعریف می شود و مدیران سایت به هر پرسنل یک سمت می دهند. حال با توجه به این سمت ها مسئولیت هایی برای هر فرد تعریف می شود که توسط این ماژول قابل نمایش است.